Die Hochschule Anhalt nutzt d.3ecm als Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Abkürzung ECM steht dabei für „Enterprise-Content-Management“, bei dem neben der Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten auch der Fluss von Informationen in Form von Workflows eine wesentliche Rolle spielt. Nachfolgend sollen die Schwerpunkte der Umsetzung an der Hochschule Anhalt beschrieben werden.
Das DMS der Hochschule erreichen Sie über das Hochschulnetz. Sobald Sie das DMS außerhalb des Hochschulnetzes benutzen wollen, benötigen Sie eine VPN Verbindung. Zur Einrichtung dieser VPN Verbindung wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Das DMS rufen Sie über den Webbrowser auf: https://dms.hs-anhalt.de
Bei Fragen zur Bedienung des DMS und der ECM-Webformulare sowie bei technischen Problemen können Sie sich per E-Mail an den DMS-Support der Hochschule Anhalt wenden: dms.support(at)hs-anhalt.de
Elektronische Studierendenakte (ESA)
Die Elektronische Studierendenakte, kurz ESA, stellt eine Verknüpfung der Studierenden-Verwaltung über HISinOne und dem Dokumentenmanagement d.3ecm dar. Ziel ist es, die bisher in Papierform vorliegenden Dokumente von Studienbewerber/-innen und Studierenden digital zu speichern und zu verarbeiten. Außerdem soll auf die Studierendenakte auch nach dem Studienende digital zugegriffen werden können.
Neben der revisionssicheren Aufbewahrung der Dokumente spielt natürlich auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Durch das dahinterliegende Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass zum einen kein unbefugter Zugriff auf die gespeicherten Daten erfolgen kann und zum anderen die Dokumente überall zur Verfügung stehen, wo sie für einen reibungslosen Studienablauf benötigt werden.
ECM-Webformulare und Workflows
Die ECM-Webformulare sollen die papiergebundene Antragsstellung an allen Stellen ablösen, wo dies auch elektronisch mit Unterstützung entsprechender Workflows erfolgen kann. Der traditionelle Ansatz, das Antragsformular und die dazugehörigen Anhänge in ausgedruckter Form per Hauspost durch die Hochschule zu senden, kann insbesondere durch die Verknüpfung mit dem DMS abgelöst werden. Per Workflow werden somit nicht nur die reinen Antragsdaten, sondern auch die dazugehörigen hochgeladenen Dokumente weitergereicht.
Ein Beispiel hierfür ist die Drittmittelprojektanzeige, bei der neben dem Antrag auch zusätzliche Dokumente wie Konzept oder Kalkulation von mehreren Stellen geprüft und am Ende genehmigt werden müssen. Durch den Einsatz von ECM-Webformularen, Workflows und DMS stehen die Daten und Dokumente zentral allen beteiligten Personen zur Verfügung. Eine Mehrfach-Datenhaltung oder gar das mehrfache Kopieren aller Dokumente entfällt dadurch.
Dokumentenablage und -bereitstellung
Traditionell werden Dokumente wie Verträge, Protokolle oder Baupläne im Original oder als Kopie in Aktenordnern an mehreren Stellen abgelegt. In digitalisierter Form ist es natürlich möglich, diese Dokumente stattdessen auf Fileservern abzulegen. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) besteht die Möglichkeit, alle relevanten Dokumente einmal zentral abzulegen. Der Zugriff wird durch das Berechtigungskonzept geregelt. Die Suche kann dann zum einen über die zum Dokument hinterlegten Eigenschaften und zum anderen per Volltextsuche erfolgen.
In Kombination mit entsprechenden Workflows ist es möglich, beispielsweise die Prüfung und Freigabe von QM-Dokumenten zu steuern. Den berechtigten Personen ist es möglich, auf die aktuell freigegebene Version zuzugreifen, während eine Neufassung schon in Bearbeitung, aber noch nicht sichtbar ist, bis diese neue Version dann freigegeben ist.
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